EVOLUSI CBIS

 A. Pendahuluan
  Latar Belakang

      Sistem Informasi Manajemen(management information system atau sering di kenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

      SIM(sistem informasi manajemen)dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

         Secara teori,computer tidak harus digunakan didalam SIM,tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer.bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada computer(computer-based information processing).

Pembahasan

Pengertian evaluasi CBIS

Evaluasi SIM adalah mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi dimasa mendatang.Evaluasi SIM dapat dilakukan dengan cara berbeda-beda tergantung dari tujuan evaluasi.Evaluasi SIM dapat dilakukan oleh salah satu dari :

 Tim audit khusus

 Tim audit internal

 Organisasi konsultasi

Evaluasi dapat dilakukan pada serangkaian tingkat yang berbeda yaitu :

- Evaluasi sistem informasi secara menyeluruh

- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak

- Evaluasi Aplikasi

Yang perlu diperhatikan, bahwa proses evaluasi bukan hanya menitik beratkan pada penentuan kelemahan dan keunggulan SIM saja, tetapi lebih dari itu adalah pada usaha-usaha perbaikan yang perlu dilakukan. Tujuan evaluasi SIM adalah sebagai berikut :

- Menilai kemampuan teknis SIM

- Menilai pelaksanaan operasional SIM

- Menilai pendayagunaan SIM

Evaluasi fungsi SIM adalah meliputi hal-hal sebagai berikut :

- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak yang masih berlaku.

- Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak baru atau pengganti

- Evaluasi aplikasi SIM

- Penghitungan manfaat secara kuantitatif dari aplikasi SIM

- Analisis biaya manfaat dari alternatif disain SIM

1) Evaluasi Perangkat Keras/Perangkat Lunak yang Masih Berlaku

Tujuan evaluasi perangkat keras/ perangkat lunak SIM yang masih berlaku adalah menentukan hal-hal sebagai berikut :

a) Apakah ada sumber daya baru yang diperlukan

b) Apakah ada sumber daya perangkat keras/ lunak baru yang diperlukan

c) Apakah pengaturan kembali akan memperbaiki daya guna

d) Apakah tambahan sumber daya akan memperbaiki ketepat gunaan sistem

2) Evaluasi Perangkat Keras/Perangkat Lunak Baru atau Pengganti

Pendekatan umum yang dapat dilakukan pada evaluasi sistem perangkat keras/lunak baru atau pengganti adalah terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :

a) Studi kelayakan

Studi kelayakan merupakan suatu studi yang dilaksanakan untuk penyelidikan sistem yang ada, menilai kebutuhan sistem perangkat keras/ lunak baru atau pengganti, menilai biaya efektifitas sistem yang diusulkan, dan menilai dampak sistem yang diusulkan pada organisasi.

b) Penyiapan spesifikasi dan penawaran

Pedoman spesifikasi merupakan suatu daftar kebutuhan yang secara spesifik merumuskan apa yang haru dikerjakan oleh sistem perangkat keras/ lunak.Penawaran diperlukan karena umumnya beberapa pensuplai akan menyampaikan penawaran-penawaran yang perlu dipertimbangkan secara kuantitatif, kualitatif, dan subyektif.

3) Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi

Suatu aplikasi sistem informasi dapat dievaluasi menurut beberapa ukuran, yaitu

sebagai berikut :

a) Kelayakan Teknis (Technical Feasibility)

b) Kelayakan Operasional (Operational Feasibility)

c) Kelayakan ekonomis (Economic Feasibility)

d) Kelayakan hukum (Legal Feasibility)

e) Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility)

Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
    SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
    SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.

Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen

Pengumpulan Data
   Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

Manipulasi Data
   Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi:
• Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi.
• Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
• Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.
• Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.

Penyimpanan Data
   Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.

Penyediaan Dokumen
   SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
• Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
• Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.

Karakteristik SIA
• Melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
• Menangani data yang rinci.
• Berfokus pada historis.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.

Peran SIA Dalam CBIS

• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
   Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,Sumber daya SIM Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
   Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.

SIM dan SIA
    SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

SIM & EntIS
  SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)


Software Pembuat Laporan
  Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.


Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu:
• Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
• Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
• Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari.
• Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya.


Model Matematika
    Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
   Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal itu.
Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.


Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan:
• Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
• Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.
• Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
• Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk.


Kelemahan utama penggunaan model matematika:
• Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.
• Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika yang tepat.


Output Model
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
• Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
• Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi.
Grafik memiliki kemampuan untuk:
• Menyimpulkan dengan cepat
• Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.
• Meramalkan suatu kejadian.
• Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson adalah:
• Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.
• Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.
• Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.
• Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.
• Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat membandingkan berbagai variabel.
• Tempatkan nilai pada ujung batang horisontal untuk memudahkan pembacaan.
• Gunakan garis tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data individual antara variabel.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
• Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
• Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
• Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
• Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
• Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
• Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis DSS
Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
• Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.
• Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
• Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.
• Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.
• Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.


Tujuan DSS
• Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.
SISTEM PAKAR (ES)
   Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.


Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.
1. Input terdapat empat metode yaitu
• Menu
• Commands
• Natural Languange
• Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
• Penjelasan dari pertanyaan
• Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.


Contoh Sistem Pakar
• XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
• MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
• PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.
AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Kesimpulan

dalam era globalisasi ini kita harus bias mengetahui adanya Evolusi system informasi manajemen berdasarkan CBIS jaman sekarang ini ,yang mempunyai banyak peranan dalam kehidupan sehari hari ,khususnya dalam bidang basis computer system. Sistem informasi manajemen merupakan sebuah system informasi yang memiliki integrasi antar sub systemnya.

Referensi

http://jalaludinweb.files.wordpress.com/2007/09/sim.pdf

http://www.perpuskita.com/cbis/624/

Computer Based Information System

PENDAHULUAN

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalahdengan menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalampengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yangmenggunakan komputer (lihat gambar). Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer

ISI

Mengapa bisnis membutuhkan teknologi informasi :

1. Pendukung Operasional Bisnis

2. Pendukung Pengambilan Keputusan Manajerial

3. Pendukung Strategi Keunggulan Kompetitif

Agar suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam memperkenalkan produk barang maupun jasa yang dimilikinya kepada konsumen diberbagai belahan dunia, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap komponen dalam perusahaan tersebut. Sistem informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya. Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan keputusan strategis perusahaan untuk dapat semakin maju dan bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer misalnya, merupakan salah satu alternatif jawaban yang tepat jika pihak manajemen menginginkan suatu sumber informasi yang dapat menghasilkan masukan sesuai yang diinginkannya. Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh, menjadi matang,berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut “Siklus kehidupan sistem” (system life cycle – CLC) dan terdiri dari tahapan : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. Siklus ini mungkin berlangsung beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun.

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Skema Sistem Informasi Berbasis Komputer di organisasi,dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems). Merupakan sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi rutin seperti penggajian, keuangan, inventarisasi dan sebagainya. Sistem ini berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal.

2. Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) dan Sistem Kerja Pengetahuan (Knowledge Work Systems) Kedua sistem ini bekerja pada level knowledge. Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk transformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) seperti word processing, spreadsheets, presentasi.

3.Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) tidak menggantikan Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems), tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems)

Sistem ini hampir sama dengan Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) karena menggunakan basis data sebagai sumber data. Sistem ini bermula dari Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

5.Sistem Informasi Manajemen (Management Information System). Sistem yang mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. Juga menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, serta dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

6.Sistem Ahli (Expert System) dan Kecerdasan Buatan (Artificial Intelegent)

Kecerdasan buatan dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas.

Dua cara untuk melakukan riset kecerdasan buatan adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran kecerdasan buatan untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli yang disebut juga dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan sistem pendukung keputusan (decision support systems), sistem ini meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus.

7.Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (Group Decision Support Systems) dan Sistem Kerja Kolaborasi Dukungan Komputer (Computer-Support Collaborative Work Systems). Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems (DSS) menjadi suatu solusinya.

8. Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support Systems). Sistem tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh Sistem Pengolahan Transaksi. Sistem ini membantu para eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

KESIMPULAN

Tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapaitujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan mengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah : penghematan waktu (time saving), biaya (cost saving), peningkatan efektivitas (effectiveness), pengembangan teknologi (technology development) dan pengembangan personel (staff development).

REFERENSI :

makmun.staff.gunadarma.ac.id

http://ilmukomputer.com/

http://asep-saepudin.blogspot.com/2007/10/cbis-sistem-informasi-berbasis-komputer.html

www.smecda.com

LANGKAH MANAJER DALAM MENGELOLA SUMBER DAYA FISIK DAN SUMBER DAYA KONSEPTUAL

1. PENDAHULUAN

Dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara. Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.

B. ISI

Jenis-jenis Utama Sumber Daya

Manajer mengelola 5 jenis utama sumber daya :

1. Manusia

2. Material

3. Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

4. Uang

5. Informasi (ternasuk data)

empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud, disebut sumber daya fisik. Informasi memiliki nilai dari apa yang diwakilinya disebut sumber daya konseptual. Tugas manajer adalah mengelola sumber daya agar data digunakan dengan cara yang paling efektif. Para menajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

Manajemen Sumber Daya

• Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan

• Setelah penyusunan sumber daya, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya

• Meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak

• Akhirnya manajer mengganti sumber daya ini sebelum sumber daya tersebut usang dan tidak efisien

Bagaimana Informasi Dikelola

Aktivitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat disebut Manajemen Informasi.

PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI, disebabkan 2 hal utama :

A. Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat

1. Pengaruh Ekonomi Internasional

• Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang dari setiap negara

• Ex. Akhir th. 1980-an banyak turis AS yang memutuskan untuk berliburdi Mexico

2. Persaingan Dunia

• Dampak persaingan dapat terlihat pada impor dari luar negeri

• Ex. Akhir th. 1991 General Motor menutup banyak pabriknya

3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat

• Perusahaan melakukan investasi pada teknologi supaya dapat melaksanakan operasi yang diperlukan

• Ex. Perusahaan mail order AT&T

4. Batas Waktu yang Singkat

• Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk menghubungi pelanggan mereka

• Perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke yang lain

• Pabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat pada waktunya

5. Kendala-kendala Sosial

• Keputusan - keputusan bisnis harus didasarkan pada faktor-faktor ekonomis, tapi keuntungan dan biaya sosial harus juga dipertimbangkan

• Ex. perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru harus dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.

Para pemakai

Para pemakai komputer meliputi :

1. Manajer

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu SIM, merupakansuatu terobosan karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasiuntuk pemecahan masalah.

2. Non-Manajer

3. Orang -orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Sumber daya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :

•           Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi

•           Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin

•           Sumberdaya harus selalu diperbaharui

Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :

·                     Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)

Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

·                     Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.

·                     Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)

Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.

Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :

·                     Bidang fungsional keuangan (Finance

)

·                     Bidang fungsional jasa informasi (Information services)

·                     Bidang fungsional pemasaran (Marketing)

·                     Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)

·                     Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Seorang manajer harus memiliki kemampuan dalam :

1. Fungsi - fungsi Manajemen

Menurut Henri fayol,manyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsi, fungsi manajemen yang utama :

∗ Plan, merencanakan apa yang mereka lakukan

∗ Organize, mengorganisasikan untuk mencapai rencana

∗ Staff, menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan

∗ Direct, mengarahkan untuk melaksanakan rencana

∗ Control, mengendalikan sumber daya menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal Semua manajer apapun tingkatan atau area fungsional, melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, dengan penekanan yang berlainan.

2. Peran-peran Manajerial

Henry Mintzberg mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang terdiri dari 10 peran manajerial

∗ Interpersonal Roles

• Figurehead

manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti mendampingi

pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas

• Leader

manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta

menyediakan motivasi dan dorongan

• Liaison

manajer menjalin hubungan dengan orang - orang di luar unit manajer

tersebut - rekan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan tujuan

menyelesaikan masalah - masalah bisnis

∗ Informational Roles

• Monitor

manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit

• Spokesperson

manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya.

∗ Peran Keputusan

• Entrepreneur

manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi

• Disturbance Handler

manajer bereaksi pada kejadian - kejadian tidak terduga, seperti devaluasi dollar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya

• Negotiator

manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya

• Resource Allocator

manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana yang mendapatkan sumber daya

KEAHLIAN MANAJEMEN

1. Komunikasi,

◊ manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di tingkat yang sama dan dengan orang-orang di luar perusahaan.

2. Pemecahan masalah (problem solving)

◊ dengan membuat perubahan - perubahan pada operasi perusahaan

sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

◊ keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

◊ manajer membuat keputusan-keputusan berganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal

PENGETAHUAN MANAJEMEN

1. Mengerti Komputer (compuetr literacy)

◊ pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini.

◊ mencakup mengenai istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer.

2. Mengerti Informasi (information literacy)

◊ meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi di dapat dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

MANAJER DAN SISTEM

1. SISTEM

◊ adalah sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan

2. ELEMEN - ELEMEN SISTEM

• Sumber daya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi menjadi sumber daya output.

• Suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya.

• Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop)

Suatu pandangan sistem (system view) melihat operasi bisnis sebagai sistemyang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas.Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tapi bernilai potensial bagimanajer

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi

dan rincian pekerjaan

2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik

3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi

4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya

5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang

hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup

DATA

◊ terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secdara relatif tidak berarti

bagi pemakai

◊ ex. Jumlah jam kerja tiap pegawai dalam perusahaan

C. KESIMPULAN

Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa peranan manajer mengelola sumber daya berperan dalam keberhasilan suatu perusahaan/organisasi dalam mencapai tujuannya yang sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola perusahaan/organisasi tersebut.

D. REFERENSI

sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../Modul+1+SIM.doc

imam.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../SIM1-Pengenalan.pdf.doc